IS Blueprint

Salah satu tugas strategis Information System (IS) adalah membuat yang dikenal dengan nama "IS Blueprint". Blueprint ini umumnya berisi mengenai peta bagaimana sistem informasi akan dikembangkan di suatu perusahaan. Tentunya agar pengembangan tersebut memberikan manfaat yang maksimum buat perusahaan itu. Kalau asal bangun sistem sih tidak akan menghasilkan output yang maksimal, malahan buang-buang uang dan tenaga.

Ada beberapa approach untuk pembangunan roadmap ini. Salah satu yang tim IT kita adopsi adalah dengan menggabungkan berbagai cara yang digunakan oleh perusahaan lain, diantaranya yang paling mempengaruhi kita adalah Motorola. Saya kebetulan cukup beruntung untuk berkesempatan mendengarkan Annie Ng, head of IT planning dari Motorola Asia Pacific. Memang skala bisnis kita tidak sebesar Motorola (saat ini lho hehe) tapi dengan demikian kita menjadi lebih leluasa untuk mengadopsinya.

Secara garis besar prosesnya adalah :

1. Interview & riset mengenai kebutuhan dari tiap bagian. Hal ini diantaranya bisa dilakukan dengan 2 cara yaitu dengan mendatangi setiap bagian (key person-nya) lalu melakukan diskusi / Focus Group Discussion, atau dengan memiliki orang IT yang kita tugaskan di tiap bagian tersebut (misalnya ada seorang IT yang di tugaskan untuk menyerap aspirasi bagian marketing - sepanjang tahun)
2. Setelah kita mendapatkan gambaran dari tiap bagian maka kita satukan dengan rencana corporate, yang umumnya ada di rencana strategis perusahaan. Proses ini biasa dikenal dengan visioning & allignment. Proses ini kita butuhkan agar pembangunan sistem tersebut tidaklah sekedar "fire fighting" atau parsial. Ada "bigger plan" yang menyatukan semua rencana tersebut. Tentunya pada tahap ini sudah ada calon - calon sistem informasi yang akan "di buang" / di tolak.
3. Dari 2 tahapan di atas saja kita sebenarnya sudah memiliki draft buat blueprint. Tetapi ini saja tidak cukup, karena pendekatan bottom up seperti diatas umumnya menghasilkan cukup banyak sistem yang ingin dibangun, padahal belum tentu semuanya memiliki tingkat prioritas yang sama, sementara resource kita terbatas. So inilah saat "judgement day" atau proses pemilahan. Proses ini bisa dilakukan dengan steering team, top management atau dengan semua pihak terkait. Motorola belakangan menerapkan proses pemilahan yang melibatkan semua orang. Hal ini di maksudkan agar tiap bagian saling mengkritisi kebutuhan bagian lainnya, sehingga pada akhirnya hanya sistem yang benar-benar bermanfaat bagi perusahaan lah yang tersisa. "Survival of the fittest" diterapkan dengan sangat efektif disini. Hal ini umumnya bisa mengurangi sampai 50% dari sistem yang mau dipertimbangkan untuk dibangun.
4. Setelah berhasil di reduksi maka pemilahan akhir dilakukan. Pemilahan akhir bisa dilakukan dari cara yang paling mudah dengan voting / kesepakatan bersama, hingga metode scoring (bisa cek di buku-buku mengenai Strategic Information System) yang relatif kompleks.

Salah satu hal lain yang penting yang saya pelajari dari Motorola dan banyak perusahaan besar lain adalah :

• Perlu adanya time commitment dari pihak yang membutuhkan sistem tersebut. Time commitment ini pada tingkat yang ekstrem bahkan di nyatakan dalam bentuk kontrak tertulis. Ini sangat efektif agar memastikan semua pihak yang terlibat memang mencurahkan resource-nya ke pembangunan sistem ini. Apabila hal ini tidak di atur sejak awal maka yang terjadi umumnya adalah pihak peminta sistem terlalu sibuk dengan kegiatan sehari-harinya sehingga tidak ada waktu bagi pembangunan sistem. Kemudian sistem pembangunannya tertunda. IT menjadi bingung. Dan terakhir tentunya IT disalahkan, :) klasik.
• Perlu adanya change management yang baik. Nampaknya klise, tapi hal ini sangat penting karena pada dasarnya semua manusia (yang notabene adalah aktor dalam penggunaan sistem tersebut) adalah "lembam". Artinya semua manusia terlahir untuk "malas" berubah. Perlu ada rencana dan aktifitas change management yang serius agar seseorang mau berubah. Salah satunya adalah sosialisasi yang kreatif (tidak monoton), adanya reward dan punishment, dll.